Caso de éxito: un CRM a medida con IA que gestiona una agencia de marketing entera

El cliente de este proyecto es Multiplicalia, la agencia de marketing y desarrollo web de nuestro mismo grupo. No es un encargo de un tercero: es nuestra propia casa. Y lo contamos tal cual por dos razones.

La primera es honestidad. Si leyeras «una agencia de Sevilla» y luego vieras el logotipo en los pantallazos, con razón te preguntarías qué más nos estamos callando.

La segunda es que, en este tipo de proyectos, ser el primer usuario es una ventaja y no un defecto. Un software de gestión no se juzga en la demo: se juzga a los seis meses, cuando alguien tiene que usarlo un lunes a las nueve con cuarenta tareas vencidas. Nosotros lo usamos todos los días, con clientes reales y facturas reales, y cada cosa que molesta la sufrimos antes que nadie.

Si una herramienta de gestión no aguanta el día a día de quien la construyó, no va a aguantar el de nadie.

• Auditoría de procesos. Ver cómo trabaja cada persona y dónde se pierde el tiempo. En Multiplicalia salió lo de arriba: ocho herramientas y ninguna foto completa.
• Fase 1 · Automatizar los departamentos. Mano a mano con quien hace el trabajo, para que aprenda a hacerlo y a ajustarlo por su cuenta.
• Fase 2 · Software a medida. Una aplicación propia que lleva el registro de todo lo que hace la IA, con su propia base de datos, en su propio servidor y con una API para conectarse con el resto de herramientas.
• Fase 3 · Más control a la IA. Con ese registro se ve qué funciona y qué no, y la IA gana autonomía solo donde ha demostrado hacerlo bien.

Qué se entrega después de la auditoría lo contamos aparte, con el caso de un fabricante: un plan por fases y un manual con el texto exacto de cada automatización. El resto de este artículo cuenta cómo es cada pieza en Multiplicalia y qué números da hoy.

• Claude (Anthropic). Por una API propia publicada como conector, con 19 herramientas: consultar la ficha de un cliente, crear y actualizar tareas, añadir notas, apuntar peticiones, guardar el plan del cliente, consultar su guía de marca, el estado y el registro de sus webs, preparar borradores de email o proponer acciones. Las tareas programadas usan el mismo acceso.
• Gemini (Google). Genera imágenes con Nano Banana, con un tope de imágenes al mes y la clave guardada cifrada.
• Google Analytics y Search Console, por API y en solo lectura. Cada mañana a las 6:20 lee los últimos 28 días, el mes en curso y el anterior, y lo compara con el objetivo de cada cliente, sea conseguir presupuestos o vender.
• PageSpeed Insights. Velocidad en móvil y escritorio, accesibilidad, SEO y si la web está preparada para que la naveguen agentes de IA.
• La herramienta de posicionamiento (SE Ranking), por API. Visibilidad, palabras clave y evolución semanal de cada cliente con mantenimiento.
• Google Calendar. Las reuniones del día salen en el inicio y en el email de la mañana.
• Las webs de los clientes, sean WordPress, PrestaShop o hechas a medida. Comprueba que respondan, mide su velocidad y lee su contenido para detectar páginas que se quedan vacías. En las WordPress, además, compara el blog con lo que publica la propia web para saber si la última entrada se ve.
• Los dominios. Revisa cada semana la configuración del correo (SPF y DMARC) para que los emails de los clientes no acaben en spam.
• El buzón de correo, por IMAP y en solo lectura, para convertir el histórico en leads.
• El programa de facturación y los extractos del banco, para preparar la facturación del mes y cuadrar los cobros.

Y, a través de Claude, con el resto de aplicaciones

El conector hace que el CRM no se quede en el CRM. Desde una conversación con Claude, el trabajo cruza los datos de la aplicación con las demás herramientas que Claude tiene conectadas: el correo de Gmail, Google Calendar, Google Drive, la herramienta de posicionamiento, las transcripciones de las reuniones y el navegador para las webs que no tienen API. Lo que sale de ahí vuelve al CRM como nota, tarea o borrador en la ficha del cliente.

Así se preparan también las newsletters de los clientes: Claude las redacta desde el conector, con los datos y la guía de marca de cada cliente, y se quedan preparadas para que una persona las revise antes de enviarlas.

Cada cliente tiene su panel de control conectado a su proyecto de SE Ranking y a su Search Console. El sistema trae la visibilidad, las palabras clave en el top 10 y el top 30, la posición media, los clics, las impresiones y el CTR, y los guarda como serie histórica para poder comparar.

Encima de esos datos hay alertas automáticas para cualquier cambio de más del 20 %. Un ejemplo real de lo que aparece solo en la ficha: «la visibilidad empeora un 68 %», «las palabras clave en el top 10 pasan de 60 a 23», «64 palabras que estaban en el top 30 se han salido del top 100», «la portada ya no aparece para ninguna palabra clave y las búsquedas de marca caen en artículos del blog». Con las fechas, confirmado en tres días seguidos para descartar que sea el error de un día, y con la diferencia explicada entre lo que dice la herramienta de SEO y lo que dice todavía Search Console.

El sistema también saca las oportunidades rápidas por su cuenta: búsquedas con muchas impresiones y un CTR ridículo, que es donde está el dinero fácil, y las páginas que compiten entre sí por la misma búsqueda. Cada una se puede convertir en tarea con un clic.

Y hay un bloque que hace dos años no existía: visibilidad en buscadores de IA. Mide si la empresa aparece —mencionada o enlazada— cuando alguien le pregunta por su sector a ChatGPT, Gemini, Perplexity o las respuestas con IA de Google. Para muchos clientes esa es ya una vía de entrada real de clientes, y hasta ahora nadie la medía.

Y organiza el trabajo de SEO de cada cliente

Cada cliente tiene su objetivo de negocio, su plan anual y su plan mensual, que salen de su auditoría, y una guía de marca con su línea editorial y su estilo visual, para que lo que prepare la IA siga el criterio de cada uno. Al empezar el mes, el tablero crea solo la tarea de arrancar el plan de ese mes.

Cada lunes por la mañana, una tarea programada lee la herramienta de posicionamiento de los clientes con mantenimiento, deja en cada ficha una nota comparando con la semana anterior y solo abre una tarea si hay una bajada fuerte. La herramienta se actualiza cada semana, así que mirarla a diario solo sería ruido.

Aquí tomamos una decisión deliberada: el CRM no emite facturas. Las facturas se siguen emitiendo en el programa de facturación de la empresa, que está adaptado a Veri*factu y es el que tiene la validez legal. Meter a una IA a emitir facturas es ganar poco y arriesgar mucho.

Lo que sí hace el sistema es todo lo que rodea a la factura:

• Prepara la facturación recurrente del mes. El día 28 crea una propuesta por cada cuota activa y avisa. Nadie emite nada: la persona encargada las revisa y las emite.
• Cuadra con el banco. Se sube el extracto del mes en CSV y el sistema concilia los cobros, ignorando los movimientos repetidos para que puedas subir el mismo archivo dos veces sin estropear nada.
• Asigna las facturas a su cliente una sola vez. Las facturas que llegan del programa de facturación sin cliente asignado se emparejan a mano la primera vez y a partir de ahí se recuerdan por el NIF.
• Vigila el cobro. Marca lo pendiente, lo vencido y lo cobrado, y avisa de las que han pasado de fecha.
• Prepara el envío al cliente. Cada mes genera la tarea de enviar el informe de trabajo junto con la factura, con el borrador ya escrito y pendiente de revisar.

• Dirección: las cuentas de dirección, el embudo comercial, la cartera por prioridad y el estado de todas las webs en una sola pantalla.
• Comercial: las empresas con su prioridad (de muy caliente a fría), los seguimientos vencidos, las plantillas de email y los leads que llegan del buzón.
• Producción: tableros con columnas por servicio (mantenimiento, redes sociales…), tareas por persona, cronómetro, sesiones de trabajo y el registro de cada web.
• SEO: los planes de cada cliente, las alertas y el resumen semanal.
• Contenido y redes: las newsletters de los clientes, que Claude prepara desde el conector con la guía de marca de cada uno; las imágenes generadas con Gemini, con un tope al mes; y la columna de redes sociales en el tablero de producción.
• Administración y finanzas: facturación recurrente, banco, cobros y rentabilidad, visibles solo para quien tiene permiso.

La pregunta que nos hace todo el mundo no es «¿qué puede hacer la IA?». Es «¿qué puede hacer la IA que yo no quiera que haga?». Así que lo pusimos por escrito en el propio producto, donde el equipo lo lee todos los días:

• El agente no puede activar sus propias acciones. Si nadie pulsa, no pasa nada, indefinidamente.
• No puede borrar. Nada.
• No puede enviar emails a clientes. Los deja en borrador para que los revise una persona.
• No puede ver la economía. Facturación, márgenes y rentabilidad por hora están fuera de su alcance.
• No guarda contraseñas. Las claves del buzón y de los servicios se guardan cifradas y no se le entregan. Por eso hay tareas técnicas que no puede hacer, y nos parece bien.
• Lee el correo sin tocarlo. Solo lectura, de verdad: ni marca como leído ni mueve ni borra.

La consecuencia directa de todo esto es que el agente falla a menudo. Y la pantalla principal lo pone arriba del todo, en grande. En octubre decía: «9 tareas no se pudieron hacer. Cada una dice por qué». Hoy dice 2.

Abres una y encuentra algo así: «No he cambiado nada en la web (tercera vez que falla por lo mismo). Subir la velocidad obliga a tocar el WordPress y esta pasada nocturna no tiene acceso: no hay contraseña de aplicación ni sesión, y las contraseñas no se guardan en el CRM, y está bien así». Y debajo, los botones para resolverlo: dárselo a una persona, dar el acceso, descartarla o reintentar.

Un sistema de IA que nunca falla es un sistema que te está escondiendo sus fallos. Lo que hay que exigirle no es que acierte siempre, sino que te diga exactamente dónde se ha quedado atascado y por qué.

Ese es, para nosotros, el criterio para saber si una automatización está bien hecha: no cuántas cosas hace, sino si puedes confiar en lo que te dice cuando no las hace.

Cambia «webs de clientes» por «instalaciones con mantenimiento», «expedientes abiertos», «flota de vehículos», «contratos que vencen» o «pólizas que renuevan», y el proyecto es el mismo:

• Hay datos repartidos en herramientas que no se hablan entre sí.
• Hay cosas que caducan y de las que alguien tiene que acordarse.
• Hay un buzón o un histórico con información comercial enterrada.
• Hay facturación recurrente que alguien prepara a mano todos los meses.
• Y nadie sabe con seguridad qué cliente sale a cuenta y cuál no.

No hace falta un proyecto de año y medio para empezar. Nuestro otro caso publicado, el de una empresa de cubiertas y fachadas industriales, llevaba el grueso del trabajo hecho y funcionando en dos semanas: cómo automatizamos la documentación de obra de Cubiertas Diansa.

Y si te preguntas cuánto tarda hoy construir algo así, tenemos publicado el otro lado de la historia: cinco webs rehechas con IA y un solo programador revisando, con las cifras de cada una.

Lo que sí hace falta es orden en el planteamiento: empezar por lo que más duele, dejar las decisiones irreversibles en manos de una persona y medir desde el primer día si lo que has automatizado sirve para algo.