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Caso de éxito · ConstrucciónCaso de éxito: automatizamos la documentación de obra de Cubiertas Diansa con IA
Una empresa de cubiertas y fachadas de Sevilla, con más de 40 años de trayectoria y 14 empleados, deja de subir a mano la documentación de cada obra: ahora los certificados de la Seguridad Social y de Hacienda y toda la documentación CAE se preparan y se suben solos a plataformas como Metacontratas, Nalanda, Dokify o e-coordina. A eso se suman el panel de control para dirección, los presupuestos automatizados y, de complemento, una web nueva ultrarrápida.
Publicado el 24 de julio de 2026 · AATECH Consultores
El punto de partida
Una empresa sólida en su oficio, frenada por procesos manuales que le comían horas cada semana.
Cubiertas Diansa es una empresa sevillana especializada en la instalación y rehabilitación de cubiertas y fachadas industriales —panel sándwich, cubierta deck, fachadas ventiladas— con más de 40 años de experiencia y una plantilla de 14 personas. Un negocio consolidado, con obra constante y clientes exigentes.
El problema no estaba en el oficio, sino en todo el trabajo administrativo que rodea a la obra. Y sobre todo en uno: cada obra obliga a reunir y subir documentación —de prevención de riesgos, de trabajadores, de maquinaria, más los certificados de la Seguridad Social y de Hacienda— a varios portales de coordinación de actividades empresariales, uno por uno, a mano, una y otra vez. A eso se sumaban un control de dirección disperso y una web sobre Elementor que cargaba lenta.
Cuando una persona dedica horas cada semana a copiar los mismos documentos de un portal a otro, no tienes un problema de personas: tienes un proceso esperando a ser automatizado.
Trabajamos con Cubiertas Diansa desde hace 14 años, así que el objetivo no era "hacer una web". Era digitalizar el negocio de punta a punta con inteligencia artificial, empezando por lo que más dolía y con criterio para no automatizar por automatizar.
Lo más importante: toda la documentación de obra, subida sola
El trabajo administrativo que devoraba horas cada semana ahora se ejecuta de forma automática y supervisada.
En construcción industrial, antes de pisar una obra hay que tener al día y subir un montón de documentación de coordinación de actividades empresariales (CAE): documentos de los trabajadores, de la maquinaria, de prevención de riesgos y los certificados oficiales que exigen los promotores. Es un trabajo repetitivo, constante y con un coste alto si se hace tarde, porque sin la documentación validada no se entra a obra.
El agravante es que no existe un único portal: cada cliente o promotor impone su plataforma de CAE, y cada una tiene su formato, su acceso y sus pasos propios. La misma empresa puede estar subiendo la misma documentación a Metacontratas para una obra, a Nalanda para la siguiente y a Dokify o e-coordina para la de más allá.
Automatizamos ese proceso de punta a punta para Cubiertas Diansa: la documentación se recopila, se prepara y se sube a cada plataforma sin que una persona repita el mismo trámite obra tras obra, portal por portal.
Resultado: lo que antes ocupaba horas de trabajo administrativo repetitivo cada semana ahora se hace solo, con una persona supervisando en lugar de tecleando. Menos errores, cero olvidos y documentación siempre lista antes de entrar a obra. A continuación, pieza a pieza, todo lo que quedó automatizado.
Certificados de la Seguridad Social, sin trámites manuales
El documento que toda plataforma CAE y todo promotor exigen, obtenido de forma automática.
El certificado de estar al corriente de pago con la Seguridad Social es de los documentos más solicitados en la coordinación de actividades empresariales: lo pide prácticamente cualquier promotor y cualquier plataforma, y caduca, así que hay que renovarlo una y otra vez. En el día a día real, eso significaba entrar en la sede electrónica, descargar el certificado, guardarlo con el nombre correcto y volver a subirlo a cada portal que lo reclamara.
En el flujo que montamos para Cubiertas Diansa, esa obtención y distribución quedó integrada dentro del mismo proceso automático: el certificado se obtiene cuando toca, se archiva con su nomenclatura y queda disponible para las plataformas que lo exigen, sin que nadie tenga que acordarse de renovarlo.
Un documento que caduca y que piden todos los portales es el candidato perfecto para dejar de gestionarlo a mano.
Certificados de Hacienda (Agencia Tributaria), automatizados
El segundo certificado oficial imprescindible en cualquier obra, resuelto igual.
Junto al de la Seguridad Social, el certificado de estar al corriente de obligaciones tributarias de la Agencia Tributaria es el otro papel oficial que acompaña a toda relación entre contratista y promotor: acredita que la empresa está al día con Hacienda y es requisito habitual tanto en las plataformas CAE como en la relación directa con los clientes, entre otras cosas por las implicaciones de responsabilidad en la subcontratación.
Este certificado también caduca y también se pedía una y otra vez. Ahora forma parte del mismo circuito automatizado que el de la Seguridad Social: se obtiene, se archiva y se entrega donde hace falta, con supervisión humana pero sin trabajo manual repetitivo.
Integración con Metacontratas
Uno de los portales CAE más extendidos entre promotores y constructoras en España.
Metacontratas es una de las plataformas de coordinación de actividades empresariales más habituales en el sector de la construcción español: los promotores la usan para exigir y validar la documentación de sus contratas antes de dejarles entrar en obra. Para una empresa como Cubiertas Diansa, eso se traducía en subir ahí, obra tras obra, la documentación de cada trabajador y de cada máquina, y estar pendiente de qué documento caducaba o quedaba rechazado.
Con la automatización, la preparación y la subida de esa documentación a Metacontratas dejó de ser una tarea manual: los documentos llegan al portal con el formato que pide, y el equipo solo interviene para supervisar y resolver lo que la plataforma marque, no para teclear.
Integración con Nalanda
El gigante de la CAE en España, hoy parte del grupo Once For All.
Nalanda es otra de las grandes plataformas de intercambio documental y CAE del sector de la construcción en España —hoy integrada en el grupo europeo Once For All—, utilizada por promotores y grandes contratistas para homologar subcontratas y validar su documentación. Quien trabaja para varios clientes acaba casi seguro subiendo papeles a Nalanda en algún momento.
En el proyecto de Cubiertas Diansa, la documentación que Nalanda exige se prepara y se sube dentro del mismo flujo automatizado que el resto de portales: mismos documentos de origen, cada plataforma con su formato, sin duplicar trabajo humano por cada una.
Integración con Dokify
Otra plataforma CAE muy presente en industria y construcción, también del grupo Once For All.
Dokify es una plataforma de gestión documental y coordinación de actividades empresariales usada por empresas industriales y constructoras para controlar la documentación de sus contratas —también pertenece al grupo Once For All, como Nalanda—. Su lógica es la misma: sin documentación validada en la plataforma, no hay acceso a las instalaciones del cliente.
La automatización cubre también este portal: los documentos de trabajadores, maquinaria y empresa que Dokify solicita se cargan de forma automática y supervisada, con el mismo criterio que en el resto de plataformas.
Integración con e-coordina
La cuarta plataforma del circuito de Cubiertas Diansa.
e-coordina es una plataforma española de coordinación de actividades empresariales y control documental que muchos promotores y clientes industriales utilizan para gestionar la prevención de riesgos con sus contratas. Como las demás, tiene su propia estructura de carpetas, requisitos y validaciones.
Dentro del proyecto, e-coordina se integró en el mismo flujo: la documentación viaja desde su origen hasta el portal sin pasos manuales intermedios, y el estado de validación se supervisa para reaccionar rápido si algo se rechaza.
Cuatro plataformas distintas —Metacontratas, Nalanda, Dokify y e-coordina— alimentadas desde un único flujo automatizado, más los certificados oficiales de la Seguridad Social y de Hacienda.
¿Y si el promotor exige otra plataforma?
El flujo está diseñado para crecer.
El sector no se acaba en estas cuatro: existen más portales de CAE y cada promotor impone el suyo. La ventaja del enfoque que usamos es que la parte pesada —recopilar, preparar y nombrar correctamente la documentación de empresa, trabajadores y maquinaria— ya está automatizada y centralizada. Incorporar un portal nuevo al circuito es añadir un destino más, no rehacer el trabajo desde cero.
Si tu empresa sube documentación a otra plataforma de coordinación empresarial, el mismo planteamiento aplica: se automatiza el origen una vez y se conectan los destinos que hagan falta.
Un panel de control para dirección
Que el CEO vea de un vistazo el estado real del negocio, sin perseguir a nadie.
La dirección de una empresa de obra necesita respuestas rápidas a preguntas que normalmente exigen llamar a tres personas: cómo van las obras, qué se ha pagado y qué falta, en qué se está gastando y qué material hay que comprar. Le construimos un panel de control para tener esa foto reunida y actualizada, pensado para decidir con datos y no de memoria.
La automatización que de verdad sirve no añade una pantalla más que mantener: reúne lo que ya tienes disperso y te lo da masticado.
Presupuestos automatizados: la pieza que cierra el círculo
La última fase entregada conecta la operativa de obra con la parte comercial.
La pieza que remata el proyecto es la automatización de presupuestos: la elaboración de ofertas se agiliza a partir de las mediciones y los datos de obra, de modo que preparar un presupuesto deja de ser un cuello de botella y el equipo responde antes a cada oportunidad.
El flujo queda completo: documentación de obra, control de dirección y presupuestos, todo automatizado y funcionando en producción.
Y además, le renovamos la web
Como complemento —importante, pero secundario frente a lo que de verdad le ahorra horas cada día—, reconstruimos su web quitando Elementor por una plantilla ligera hecha con IA, con un rendimiento muy superior en Google PageSpeed, y conectamos su analítica (Google Analytics, Search Console y SE Ranking) cruzándola con IA para descubrir oportunidades de posicionamiento SEO, local y GEO.
Por qué este caso importa (aunque no seas una constructora)
El patrón se repite en cualquier PYME con procesos manuales.
Cubiertas Diansa es una empresa de construcción, pero su historia es la de casi cualquier PYME consolidada: un negocio que funciona, con gente valiosa dedicando horas a trámites repetitivos que una máquina puede hacer igual o mejor. Documentación que subir a un portal tras otro, certificados que pedir, datos que reunir para dirección.
Lo abordamos por donde más duele y más horas consume —la documentación de obra— y desde ahí ampliamos al panel de dirección y a los presupuestos. La web y la analítica fueron el complemento, no el centro. Fase a fase, entregando cada pieza funcionando antes de pasar a la siguiente.
Si tu empresa tiene trámites que huelen a "esto lo hacemos a mano cada semana porque siempre se ha hecho así", probablemente haya un caso como este esperando dentro.
Si trabajas en el sector, te interesa nuestra página de IA y automatización para empresas de construcción, donde detallamos todo lo que se puede automatizar en una constructora.
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