KI-Chatbot für Unternehmen und WhatsApp
Ein Chatbot, der aus Ihren Unterlagen antwortet, nicht aus dem Internet. Er qualifiziert Anfragen, vereinbart Termine und übergibt an einen Menschen, sobald es ernst wird.
✓ Antworten aus Ihren Dokumenten · Übergabe an Menschen · DSGVO-konform gestaltbar
Warum die meisten Chatbots scheitern
Und was wir anders machen.
Der klassische Chatbot mit Entscheidungsbaum fragt „wählen Sie eine Option“ und ärgert alle, deren Anliegen nicht in den vier Optionen vorkommt. Der andere Extremfall ist ein Sprachmodell ohne Grenzen, das höflich Dinge erfindet, die Ihr Unternehmen nie zugesagt hat.
Wir bauen dazwischen: das Modell darf nur auf Grundlage Ihrer eigenen Inhalte antworten — Preisliste, Leistungsbeschreibung, Lieferbedingungen, häufige Fragen. Findet es dort keine Antwort, erfindet es keine, sondern sagt das und holt einen Menschen dazu.
Ein Chatbot, der in zehn Prozent der Fälle etwas Falsches behauptet, ist schlimmer als gar kein Chatbot. Die Grenzen sind wichtiger als die Eloquenz.
Was er übernehmen kann
Auf der Website, in WhatsApp oder in beidem.
- Fragen zu Leistungen, Preisen, Lieferzeiten und Bedingungen — aus Ihren Unterlagen, nicht geraten.
- Anfragen qualifizieren: die richtigen Rückfragen stellen und die Antworten strukturiert ins CRM schreiben.
- Termine vereinbaren, mit Blick in den echten Kalender.
- Bestell- und Auftragsstatus beantworten, wenn die Anbindung an Ihr System steht.
- Außerhalb der Geschäftszeiten auffangen, was sonst bis zum nächsten Morgen liegen bleibt.
- An einen Menschen übergeben — mit dem bisherigen Gesprächsverlauf, damit der Kunde nichts wiederholen muss.
WhatsApp: was Sie vorher wissen sollten
Damit es keine Überraschungen gibt.
WhatsApp Business ist kein kostenloser Kanal. Meta rechnet pro Konversationsfenster ab, und für Nachrichten, die Sie von sich aus starten, brauchen Sie vorab genehmigte Vorlagen. Wer Ihnen einen WhatsApp-Bot ohne Erwähnung dieser Kosten anbietet, hat sie entweder nicht verstanden oder verschweigt sie.
Für eingehende Anfragen — der übliche Fall — bleiben die Kosten überschaubar und berechenbar. Wir sagen Ihnen die Größenordnung vor dem Angebot.
Wie der Chatbot an Ihr Wissen kommt
Der technische Teil, in verständlicher Form — weil davon die Antwortqualität abhängt.
Wir sammeln zunächst, was Sie an brauchbaren Unterlagen haben: Website, Leistungsbeschreibungen, Preislisten, Lieferbedingungen, häufige Fragen, interne Handbücher, manchmal auch einfach die letzten fünfhundert beantworteten Kundenmails. Aus diesem Material entsteht eine durchsuchbare Wissensbasis.
Kommt eine Frage herein, sucht das System zuerst die passenden Stellen in Ihren Unterlagen und gibt dem Sprachmodell nur diese Ausschnitte mit der Anweisung, ausschließlich daraus zu antworten. Findet die Suche nichts Passendes, gibt es keine Antwort, sondern eine Übergabe.
Der aufwendigste Teil ist meistens nicht die Technik, sondern die Feststellung, dass die Unterlagen einander widersprechen: die Website nennt eine Lieferzeit, die Preisliste eine andere, und der Vertrieb sagt am Telefon eine dritte. Der Chatbot macht solche Widersprüche sichtbar, weil er sich für eine Version entscheiden muss.
Mehrere Kunden haben aus dieser Aufräumarbeit mehr gezogen als aus dem Chatbot selbst. Das ist kein Nebeneffekt, den wir vorher versprechen, aber er tritt regelmäßig ein.
Woran Sie messen, ob er etwas bringt
Drei Zahlen. Mehr brauchen Sie nicht.
Abschlussquote. Der Anteil der Gespräche, die ohne Übergabe an einen Menschen endeten und in denen der Nutzer danach nicht doch noch angerufen hat. Die zweite Hälfte dieses Satzes ist die wichtige: ein Gespräch, das der Bot „abgeschlossen“ hat und das eine Stunde später als Anruf zurückkommt, war kein Erfolg.
Qualifizierte Anfragen. Wie viele Kontakte mit vollständigen Angaben im CRM angekommen sind. Das ist die Zahl, die den Chatbot bezahlt — eingesparte Minuten im Support sind angenehm, neue Anfragen sind Umsatz.
Übergaben mit Grund. Nicht nur wie oft übergeben wurde, sondern wofür. Diese Liste ist die Arbeitsanweisung für den nächsten Monat: Was dreimal übergeben wurde, gehört beim nächsten Mal in die Wissensbasis.
Wir richten diese Auswertung mit ein und schauen sie in den ersten Wochen gemeinsam mit Ihnen an. Ein Chatbot, den nach dem Start niemand mehr anfasst, wird nicht besser.
Häufige Fragen
Woher weiß der Chatbot, was er antworten soll?
Aus den Unterlagen, die Sie uns geben: Website, Preisliste, Leistungsbeschreibungen, häufige Fragen, interne Handbücher. Nur daraus. Was dort nicht steht, wird nicht beantwortet.
Kann er nach außen etwas Falsches zusagen?
Das Risiko lässt sich nicht auf null bringen, deshalb begrenzen wir die Quellen, verbieten Zusagen zu Preisen und Terminen ohne Deckung und lassen bei Unsicherheit übergeben. Und wir testen mit Ihren echten Anfragen, bevor er live geht.
Und der Datenschutz?
Wir gestalten den Ablauf DSGVO-konform: Hinweis vor dem ersten Kontakt, definierte Aufbewahrungsfristen und die Möglichkeit, personenbezogene Daten gar nicht erst ins Modell zu geben. Die endgültige rechtliche Prüfung gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten, nicht zu uns.
Welche Fragen bekommen Sie jeden Tag?
Wenn dieselben fünf Fragen immer wieder kommen, ist das der beste Ausgangspunkt. Erzählen Sie sie uns.
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