Verwaltung und Buchhaltung
Eingangsrechnungen auslesen und verbuchen, Belege den Projekten zuordnen, Mahnungen versenden, Unterlagen bei Behörden und Portalen einreichen.
Prozessautomatisierung · KI · n8n
Geschäftsprozesse automatisieren mit KI
Wir nehmen Ihrem Team die wiederkehrenden Handgriffe ab: Rechnungen, die sich selbst erfassen, Anfragen, die in Minuten beantwortet werden, Berichte, die montags da sind, ohne dass jemand sie anfordert.
✓ ROI wird vor dem Start berechnet · Daten auf Ihrem Server möglich
Was KI-Automatisierung von klassischer Automatisierung unterscheidet
Automatisieren ist nicht neu. Neu ist, was eine Automatisierung verstehen kann.
Klassische Automatisierung arbeitet mit festen Regeln: „wenn eine Bestellung eintrifft, sende diese E-Mail“. Nützlich, aber begrenzt — sie verarbeitet nur strukturierte, vorhersehbare Informationen. Sobald eine Rechnung ein anderes Format hat oder eine Anfrage ungewöhnlich formuliert ist, bricht die Regel und ein Mensch muss eingreifen.
Die KI-Prozessoptimierung hebt diese Grenze auf. Mit Sprachmodellen im Ablauf kann der Prozess freien Text interpretieren, Dokumente lesen, Absichten erkennen, zusammenfassen und formulieren. Der Unterschied ist der zwischen einem Förderband und einem Mitarbeiter: das Band bewegt immer gleiche Kisten, der Mitarbeiter öffnet die Kiste und entscheidet.
Der dritte Bestandteil, über den selten gesprochen wird, ist die menschliche Kontrolle. Gute Automatisierung ersetzt Ihr Urteil nicht, sie wendet es in großem Maßstab an. Alles Heikle geht vor dem Versand durch eine Freigabe.
Was sich Bereich für Bereich automatisieren lässt
Die Beispiele stammen aus echten Projekten, nicht aus einer Broschüre.
Vertrieb
Anfragen qualifizieren und ins CRM eintragen, Angebote aus Aufmaßen oder Stücklisten erzeugen, Nachfassen ohne dass es jemand im Kalender stehen hat.
Kundenservice
Anfragen klassifizieren und weiterleiten, Antwortentwürfe vorbereiten, Bestell- und Lieferstatus beantworten, bevor jemand nachfragen muss.
Dokumentation
Dokumente erzeugen, benennen, ablegen und in Portale hochladen. Gültigkeiten überwachen und rechtzeitig erneuern.
Berichte
Zahlen aus mehreren Systemen zusammenführen und montags als lesbaren Bericht zustellen — nicht als Tabelle, die niemand öffnet.
Einkauf und Lager
Bestellvorschläge aus dem tatsächlichen Verbrauch, Lieferantenanfragen, Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung.
Wie wir den ROI rechnen
Bevor wir etwas bauen, rechnen wir aus, ob es sich lohnt.
Die Rechnung ist absichtlich einfach, damit Sie sie nachvollziehen können: Stunden pro Woche für die Aufgabe, mal Ihrem internen Stundensatz, mal 46 Arbeitswochen. Das ist der jährliche Aufwand. Dagegen stellen wir den Aufwand für Bau und Betrieb der Automatisierung.
Wir rechnen bewusst konservativ: nie mit hundert Prozent Einsparung, weil es immer Ausnahmen gibt, die ein Mensch anfassen muss. Wenn eine Aufgabe sich in weniger als einem Jahr nicht amortisiert, empfehlen wir sie nicht — auch wenn sie technisch reizvoll wäre.
Ein Ablauf im Detail: von der Eingangsrechnung bis zur Buchung
Damit „Automatisierung mit KI“ nicht abstrakt bleibt.
Nehmen wir den häufigsten Fall. Eine Lieferantenrechnung kommt als PDF per E-Mail. Heute öffnet jemand die Mail, liest die Rechnung, sucht die zugehörige Bestellung, prüft Menge und Preis, tippt die Daten ins Buchhaltungssystem und legt die Datei ab. Vier bis sieben Minuten, je nach Lieferant. Bei zweihundert Rechnungen im Monat sind das rund achtzehn Stunden.
Automatisiert läuft derselbe Vorgang so: Der Workflow greift das Postfach ab und erkennt, dass eine Rechnung angehängt ist. Ein Sprachmodell liest das PDF und extrahiert Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Netto, Steuer und Brutto — unabhängig davon, wo diese Angaben auf dem Blatt stehen, was der klassischen Texterkennung mit festen Koordinaten regelmäßig das Genick bricht.
Danach folgt der Abgleich: Gibt es eine Bestellung mit dieser Nummer? Stimmen Menge und Preis? Bei Übereinstimmung wird gebucht und abgelegt. Bei Abweichung — und das ist der entscheidende Teil — passiert nichts automatisch. Die Rechnung landet in einer Prüfliste mit der Angabe, was nicht zusammenpasst, und ein Mensch entscheidet.
In der Praxis laufen etwa vier von fünf Rechnungen ohne Eingriff durch. Das fünfte ist genau der Fall, für den man Erfahrung braucht — und für den Sie Ihre Leute bezahlen.
Woran Automatisierungsprojekte scheitern
Vier Muster, die wir immer wieder sehen, meist wenn wir ein gescheitertes Projekt übernehmen.
Man automatisiert einen Prozess, der falsch ist. Wenn ein Ablauf über Jahre um eine Einschränkung herumgewachsen ist, die längst nicht mehr existiert, zementiert die Automatisierung den Umweg. Wir fragen deshalb bei jedem Schritt, warum es ihn gibt. Manchmal ist die beste Automatisierung, den Schritt ersatzlos zu streichen.
Man beginnt mit dem spektakulärsten Fall. Der komplizierteste Prozess ist verlockend, weil er am meisten weh tut. Aber er ist auch der, bei dem am meisten schiefgehen kann, und ein erstes Projekt, das scheitert, kostet das zweite. Wir fangen mit etwas an, das in zwei Wochen läuft.
Niemand ist zuständig. Automatisierungen brauchen einen Verantwortlichen im Unternehmen — nicht technisch, sondern fachlich: jemanden, der merkt, wenn das Ergebnis nicht stimmt. Ohne diese Person läuft der Ablauf blind weiter, auch wenn er falsch liegt.
Die Ausnahmen werden verschwiegen. Jeder Prozess hat Sonderfälle, und meistens erfährt man sie erst, wenn der Workflow schon steht. Deshalb fragen wir früh und unangenehm konkret: „Was war der letzte Fall, bei dem das nicht so lief?“
Häufige Fragen
Müssen wir unsere Systeme wechseln?
Nein. Wir automatisieren auf dem, was Sie haben. Ein Systemwechsel ist ein eigenes Projekt und sollte nicht als Nebeneffekt einer Automatisierung passieren.
Was, wenn unsere Software keine Schnittstelle hat?
Dann sagen wir es Ihnen offen. Für manche Systeme gibt es Umwege über Datenbank, Dateiablage oder Browser-Automatisierung; für andere gibt es keine vertretbare Lösung. Das klären wir vor dem Angebot, nicht danach.
Verlieren Mitarbeiter dadurch ihre Arbeit?
In den Projekten, die wir umgesetzt haben, ist das nicht passiert. Was verschwindet, sind Stunden mit Kopieren, Umbenennen und Hochladen. Was bleibt, ist die Arbeit, für die man Urteilsvermögen braucht.
Wo liegen unsere Daten?
Wo Sie wollen. n8n kann vollständig auf Ihrem eigenen Server laufen, auch in Deutschland. Bei den KI-Modellen sagen wir Ihnen genau, welcher Anbieter welche Daten sieht.
Was würden wir bei Ihnen zuerst automatisieren?
Erzählen Sie uns in 30 Minuten, wie Ihr Tag aussieht. Wir sagen Ihnen, welche Aufgabe wir zuerst angehen würden und was sie heute kostet.
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